Дайджест → Телефонные переговоры: научитесь «читать» мысли собеседника

Люди редко задумываются над тем, что разговор по телефону - это особый разговор, имеющий принципиальное отличие от разговора «лицом к лицу». В чем же это принципиальное отличие?

Телефонный разговор - это разговор, который строится только на основе слов и который почти полностью исключает невербальный аспект общения. Говоря по телефону, человек не видит выражения лица своего собеседника и вынужден ориентироваться только на те слова, которые он произносит. А как известно, люди обычно говорят одно, а думают совсем другое. Чтобы почувствовать, что же человек думает, мы смотрим на его лицо, глаза, оцениваем его позу и характеристику движений. В телефонном разговоре такое оценивание невозможно.

Конечно, невербальная сторона разговора может быть «прочитана» по междометиям, которые отпускает партнер, или по интонации его голоса. Но часто это бывает недостаточно.

Кроме того, телефонный разговор не дает возможности понять организационный и социальный контексты ситуации, в которой находится собеседник на другом конце провода. Что он делает? Кто стоит рядом? Какие бумаги и документы лежат перед ним? Сколько времени он имеет для того, чтобы говорить? Все эти вопросы остаются «за кадром».

Поэтому обсудим несколько важных условий успешного делового разговора по телефону.

Как следует начать телефонный разговор:

- Если Вы позвонили сами, обязательно следует представиться. В противном случае можно попасть в несколько неприятную ситуацию, когда у Вас спросят: «С кем я имею честь разговаривать?», «Кто его спрашивает?», «Как Вас представить?». Нет никакой уверенности, что эти вопросы Вам зададут доброжелательным тоном. Если Вы позвонили в то время, когда Ваш предполагаемый собеседник занят, Вы можете услышать его недовольный и даже сердитый голос.

- Поэтому после представления следует задать вопрос о том, располагает ли Ваш собеседник достаточным временем, чтобы поговорить. Или попросите время для телефонного разговора: «Мне необходимо поговорить с Вами 5 минут».

Что не следует говорить по телефону:

- Нельзя обсуждать неопределенную проблему, поскольку можно легко пойти на поводу у партнера или, наоборот, проявить излишнюю директивность.

- Нельзя обсуждать важные вопросы с незнакомым человеком. В этом случае следует договориться о встрече.

- Желательно исключить личный тон общения. Поддерживайте нейтральную интонацию разговора.

- Нежелательно требовать, чтобы телефонный собеседник принял важное решение, которое он по тем или иным причинам не склонен принимать. По телефону легко солгать, и поэтому он может согласиться, но реально останется противником такого телефонного решения.

- Нельзя просить о чем-либо по телефону, если Вы не уверены в том, что собеседник тоже хочет того, чего хотите Вы. По телефону значительно легче отказать, нежели при личном контакте.

- По телефону нельзя долго молчать. У собеседника появляется ощущение, что Вы пропали (не слушаете, не заинтересованы, устали и проч.)

По телефону нужно говорить так:

- Не пропадать. Постоянно фиксировать междометия: «Да-да...», «Я слушаю Вас...», «Я Вас понимаю», «Что Вы говорите?».

- Стараетесь скомпенсировать отсутствие невербальной информации выражением своего отношения к разговору, применять некоторое модулирование голосом в рамках нейтрального эмоционального настроя разговора.

- В начале разговора или на его протяжении спросить, в какой ситуации находится собеседник. Если он один, то может ли он говорить открыто? Если рядом с ним люди, насколько он ограничен в выражении своего мнения?

- Можно предложить такую «телефонную игру»: «Если Вы не можете говорить открыто, отвечайте на мои вопросы только словами «да» или «нет».

- Ну, а если Ваш партнер говорит много и без остановки, а Вам некогда, выработайте для себя способы прерывания слишком болтливого собеседника, но только так, чтобы его не обидеть. Например, Вы можете сказать: «К сожалению, у меня сейчас уже нет времени. Давайте перенесем разговор на другой день. Позвоните мне, пожалуйста, в четверг в 4 часа дня, и мы с Вами все досконально обсудим».

И все же по телефону желательно решать только простые организационные вопросы и не обсуждать сложные проблемы. По телефону лучше договариваться о встрече, чтобы поговорить, и не анализировать противоречивые моменты работы. А вы что думаете по данному вопросу?